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Ein Newsletter ist natürlich am Ende eine einfache E-Mail, die mittels Versende-Software an die Adressaten verschickt wird. Bis hierhin ist das Thema übersichtlich. Die Herausforderungen fangen ab der Zustellung der E-Mail an:

1. Überwinden der Spam-Filter
   Nahezu jede versendete E-Mail durchläuft heute einen automatischen Spam-Test bevor sie dem Empfänger tatsächlich zugestellt wird. Besteht die E-Mail diesen Spam-Test nicht, wird sie oft ohne Informationen an den Adressaten abgelehnt und dann sogar elektronisch vernichtet. In vielen Fällen landet die E-Mail aber auch in einem so genannten Spam-Ordner.
   Newsletter sind aufgrund des Versandes in sehr großer Stückzahl und in sehr kurzer Zeit erstes Ziel für automatische Spamfilter.
   Vor dem Aussieben schützt ein kompakter Aufbau, eine vertrauenswürdige und existierende Absenderadresse (man kann sich Absender-Adressen auch kostenpflichtig registrieren lassen als Spam-frei) sowie ein kontinuierlicher Versand aller E-Mails über einen längeren Zeitraum.
   
   

2. Interessen-Wecken durch Betreffzeile
   Hat der Newsletter alle automatischen Spam-Filter überwunden, befindet er sich in der E-Mail-Auflistung der Mailbox des Empfängers. Hier steht er im direkten Wettbewerb mit unzähligen anderen E-Mails dieser Liste. Der Adressat empfängt unter Umständen hunderte andere E-Mails am Tag und muss sich nun entscheiden, welche dieser aufgelisteten E-Mails es wert ist, dass er sich die Zeit zum Lesen nimmt.
   Die Auswahl-Entscheidung für Ihren Newsletter in der Listenansicht fällt also beim Lesen der Betreffzeile und der Adresszeile. Diese beiden Informationen müssen daher für den Empfänger seriös und attraktiv sein und ihm einen Mehrwert/Bonus vermitteln, wenn er den Newsletter liest.
   Die Absenderadresse sollte zudem tatsächlich existieren (Kunden antworten oft darauf!) und auch Ihren Firmennamen enthalten. Da E-Mail-Programme nur die ersten 15 bis 20 Zeichen anzeigen, sollten alle wichtigen Informationen in diesem Bereich enthalten sein (z.B. ist gut newsletter@xyzGmbH.de und nicht no-reply@xyzGmbH.de).
   
   

3. Überzeugen durch übersichtliche Optik des Newsletters
   Hat der Empfänger den Newsletter angeklickt, so entscheiden jetzt Bruchteile von Sekunden, ob er weiter liest oder sich anderen E-Mails widmet. Hier kann nur die Optik überzeugen! Der Newsletter muss sauber strukturiert und unterteilt sein. Es sollten sofort alle wichtigen Informationen prägnant hervor gehoben sein. Halten Sie sich mit langen Texten zurück. 3-5 Artikel pro Newsletter sind vollkommen ausreichend. Verbinden Sie optisch Bild- und dazugehörige Textinformationen (s. Grafik eines „Newsletter-Aufbaus-Musters“.
   Kurz, die Optik muss dem Leser das Gefühl geben, dass er alles schnell überfliegen kann und die wichtigen Informationen sofort entdeckt. Damit wären wir bei den „Call-to-Action“-Elementen...
   
   

4. Auffälliges Gestalten der Call-to-Action Elemente
   Die wichtigen Newsletter-Bereiche enthalten die Call-to-Action-Elemente. Dabei handelt es sich entweder um einfache Text-Links (z.B. Treuebonus mit einem Klick jetzt sichern!“) oder um grafisch gestaltete Schaltflächen. Sie beantworten die Fragen: „Was möchte ich wissen?“, „Was habe ich davon?“, „Wo muss ich klicken?“,“Wo lande ich?“.
   Diesen Bereichen sollte bei der Newsletter-Gestaltung eine besondere Aufmerksamkeit zukommen. Denn sonst verpufft die Wirkung des Newsletters in diesem Stadium beim Empfänger.
   
   

5. Inhalt und Gestaltung der „Landingpage“
   Hinter jedem Call-to-Action-Element vom Newsletter sollte sich eine Landing-Page befinden, die GENAU das Angebot präsentiert. Erst das macht den Newsletter beim Empfänger weiterhin glaubwürdig und führt z.B. bei einem Newsletter mit Shop-Angeboten erst zu der tatsächlich anvisierten Erfolgsaktion des Empfängers: Nämlich der Kauf des im Newsletter beworbenen Produktes.